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San José, 19 de diciembre del año 2008. Oficio AE-1706-2008
Señores (as) Directores Administrativos Directores Regionales Jefes de Departamento Jefes de Sección Jefes de Unidades Policiales Ministerio de Seguridad Pública y Gobernación y Policía
Estimados señores (as):
En forma respetuosa, les recordamos que en materia de solicitudes tendientes a la asignación de nuevas actividades y funciones a sus colaboradores, deben coadyuvar con este Departamento, en la observancia y aplicación de la siguiente normativa:
Régimen de Servicio Civil:
Artículo 105.- Para todos los efectos se entenderá por:
“(…) b) Reasignación: Cambio que se opera en la clasificación de un puesto con motivo de una variación sustancial y permanente en sus tareas y responsabilidades…”.
Artículo 109.- Las oficinas de recursos humanos de los Ministerios e Instituciones cubiertas por el Régimen de Servicio Civil, deben estar atentas
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a los cambios a que se ven sometidos los puestos y proceder a su actualización siguiendo la normativa establecida por la Dirección General.
Debe quedar claro que la aplicación concreta de la figura ocupacional de la reasignación de puesto, vista al tenor de lo establecido en el Artículo 109 antes transcrito, conlleva como tal la acción concreta de examinar, no solo las tareas, deberes y responsabilidades que distinguen la realidad de un determinado puesto.
Bajo esta premisa la Administración, puede y debe estudiar en cualquier tiempo, momento o coyuntura específica, un puesto o un grupo determinado de ellos.
Estructuras organizativas y ocupacionales:
Conforme lo estipulado en el artículo 110 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, debe de existir el correspondiente reconocimiento oficial de las dependencias en donde se ubican los servidores, que presentan solicitudes para la revisión de sus puestos.
Por tal razón corresponde a esta instancia técnica, verificar la vigencia y legitimidad oficial, de las correspondientes estructuras organizativas y ocupacionales, en donde éste se encuentre ubicado.
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Tal disposición en lo que interesa destacar indica:
“ (…) Dicha oficina ejecutará los estudios respectivos considerando para tal efecto los objetivos, estructura organizacional avalada por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), estructura ocupacional, funcionamiento, cobertura, procedimientos y otros aspectos básicos de organización que afecten la clasificación del puesto…”
De encontrarse incongruencias por parte de esta instancia técnica, tales hechos le serán comunicados a las partes interesadas, para que ejecuten las medidas correctivas del caso.
Así las cosas, del resultado obtenido de la aplicación de este tipo de estudios, sea a petición expresa de los servidores con el correspondiente aval del superior o por acto oficioso, puede generarse que él o puestos, sean reasignados ascendentemente o – en caso de detectarse un empobrecimiento en las funciones y demás factores intervinientes en el proceso -, se producirá una reasignación descendente, de cuyo trámite se ocupa lo contenido en el Artículo 111, inciso d) de dicho cuerpo normativo ocupacional.
Artículo 118.- Los jefes de las unidades o dependencias en donde ocurran cambios en las tareas y responsabilidades de los puestos, deben informar de ellos al jerarca o jefe autorizado de la institución, para que decida si deben consolidarse o volver al estado original dichas tareas y responsabilidades.
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Si se determina su consolidación, se debe comunicar a la oficina de recursos humanos para que analice la factibilidad de tramitar la reasignación del puesto, conforme lo dispone el inciso b) del artículo 111 de este Reglamento.
Se corige de lo transcrito, que es una obligación inmediata e ineludible de los respectivos jefes, - en conjunto con su superior inmediato -, analizar en forma conjunta y detallada, los siguientes aspectos relativos a los servidores (as) objeto, de una eventual revisión de su puesto en propiedad:
Tipo de nombramiento:
Verificar que el puesto objeto de revisión sea ocupado en propiedad por el o la servidora interesada.
Clase de puesto que ostenta:
Para aquellos servidores nombrados en las clases correspondientes a Trabajadores Misceláneos, Operadores de Equipo Móvil, Agentes de Seguridad y Vigilancia y Trabajadores Especializados inclusive, que ejecutan actividades de apoyo al ámbito logístico y administrativo de la Institución, la eventual asignación de nuevas funciones, deberá ser ampliamente razonada por las partes involucradas, de tal suerte que, - en primera instancia-, no se incurra en un menoscabo y detrimento de las importantes labores que realizan estos servidores y que su eventual
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remoción, pueda ocasionar un deterioro en la prestación de los servicios y por consiguiente el nacimiento de una necesidad inmediata, para reponer dicho recurso.
Igualmente no debe olvidarse el hecho, de que una gestión no consultada de esta naturaleza, va a generar en el servidor involucrado, una expectativa de crecimiento laboral que eventualmente no va a fructificar, con el consiguiente efecto de desmotivación personal y desencanto laboral.
Asignación de nuevas funciones:
Será responsabilidad exclusiva de las jefaturas que avalen modificaciones en las tareas de los servidores que ostentan este tipo de puestos, el velar en la medida de lo posible, que tales actos no se materialicen.
A manera de ejemplo, la eventual asignación inconsulta, de actividades de oficina a personal destinado al cumplimiento de labores misceláneas, tales como limpieza o traslado de correspondencia, generará la desatención de la actividad primaria y desvirtuará la naturaleza inicial que justifica la creación del puesto, con el consiguiente deterioro en la prestación del servicio.
Responsabilidad:
La omisión de tales previsiones, por parte del superior de aquel o aquellos servidores, que incurrran en tal acción, - independientemente de la justificación o necesidad que se trate-, los hará responsables directos de las
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consecuencias administrativas, civiles e inclusive penales, que tal gestión errónea genere.
Para evitar este tipo de situaciones, cabe recordarles que parte de nuestra obligación técnica, incluye asesorar y redireccionar a las jefaturas y servidores, que emprendan gestiones en esta materia.
Por tanto nos ponemos a su entera disposición, para evacuar las dudas y consultas que se deseen plantear.
Derecho a la carrera administrativa:
Debe quedar claro y manifiesto, que no es el interés de la Administración, coartar en ningún momento el correspondiente derecho a la carrera administrativa, que le asiste a todos los servidores adscritos al Régimen de Servicio Civil.
Quienes se encuentren ocupando puestos correspondientes a las clases citadas, en forma paralela pueden – conforme a su crecimiento académico-, participar en los concursos que al efecto realiza la Dirección General de Servicio Civil, para conformar los correspondientes registros de elegibles y ser posteriormente convocados, según el nivel de las calificaciones obtenidas.
Queda abierta la posibilidad de que a nivel interno, la Administración pueda nombrar en forma interina a aquellos servidores, que reúnan requisitos para
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clases de puestos de mayor clasificación y distinta naturaleza a la del puesto que ostentan en propiedad.
Expediente actualizado:
Debe constar en el expediente personal del servidor (a), la última condición académica que se ostenta, sea copia del título obtenido debidamente confrontado con el original, certificaciones extendidas por centros universitarios o afines, así como aquellas concernientes a la experiencia laboral acumulada, dentro y fuera de la institución.
Certificaciones extendidas por centros universitarios:
Para el caso específico de certificaciones extendidas por centros de enseñanza superior, debe de consignarse claramente en dichos documentos, la condición real de grado académico obtenido por el servidor.
Así la certificación deberá de indicar claramente que el servidor interesado, “…ostenta el grado académico de…”, en la correspondiente disciplina profesional.
No tendrán validez técnica, aquellos documentos que consignen la condición del servidor como egresado, por cuanto tal indicación será interpretada, considerando que se cumplió con el ciclo académico y que se mantiene pendiente la correspondiente exposición de la tésis de grado o el rendimiento de las pruebas de grado, según sea el caso del centro universitario que se trate. Oficio AE-1706-2008 Página -7-
Régimen Policial:
De igual observancia serán los aspectos tratados anteriormente, por parte de todas aquellas jefaturas e instancias policiales, en donde se ubiquen servidores con puestos adscritos al Régimen de Servicio Civil.
Atentamente,
Lic. José Enrique Piedra Borges, MBA V.B. Lic. Francisco López Trejos Jefe Depto. de Análisis y Evaluación Director a.i. Recursos Humanos
C.C: Licda. Janina Del Vecchio Ugalde, Ministra de Seguridad Lic. José Rafael Torres Castro – Viceministro de Seguridad Pública Licda. Marcela Chacón Castro – Viceministra de Seguridad Pública Licda . Ana Eugenia Durán Salvatierra - Viceministra de Gobernación Lic. Luis Antonio Román Hernández, Oficial Mayor- Director Administrativo y Financiero Lic. Jeinner Villalobos Steller – Director Asesoría Jurídica Máster Juan de Dios Araya Navarro – Auditor General Lic. Francisco López Trejos.- Director a,i de Recursos Humanos Lic. Joaquín Arguedas Herrera – Director General del Servicio Civil Licda. Sandra Quirós Alvarez – Directora Area de Gestión Recursos Humanos Lic. Guillermo Barrantes Rodríguez, Coordinador Oficina de Servicio Civil MSP Archivo/Consecutivo.
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